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Digitale Postbearbeitung (4h-Webinar)
Von der Poststelle zum Digital Mailroom

Digital-Mailroom - Die Poststelle mit Zukunft

  • Definitionen und Begriffe, die man kennen sollte
  • So funktionieren Dokumenten-Management-Systeme
  • Der Digital Mailroom - Bedeutung und Funktion
  • Digitalisierungsmethoden: frühes, begleitendes, spätes Scannen und die Vor- und Nachteile
  • Die Papierströme und ihre Bedeutung für die Digitalisierung
  • Unterschiedliche Dokumententypen: strukturiert, teilstrukturiert, unstrukturiert, maschinengeschrieben, handschriftlich

Digitale Posteingangsbearbeitung und Postverteilung

  • Wichtige Anwendungsbereiche: Rechnungseingangsbearbeitung, Beschwerdemanagement, Digitale Personalakte …
  • Prozessschritte bei der Digitalisierung
  • Den Posteingang richtig übernehmen und für das Scannen vorbereiten
  • Klassifizieren: Kennzeichnung und Erkennung unterschiedlicher Dokumententypen
  • Indizieren: So werden Daten übernommen und überprüft!
  • Archivieren: Daten dauerhaft und sicher speichern
  • Technische Lösungen und Produkte: Brieföffner, Posteingangssysteme, Scanner
  • Klassische versus integrierte Scanverfahren
  • Datenformate und Scanqualitäten: TIFF, JPG, PDF, Farbe, bitonal, Grau; neue Datenformate
  • Möglichkeiten und Grenzen automatischer Dokumentenerkennung
  • Schnittstellen zwischen Postbearbeitung und Fachabteilungen
  • Aufgabenverteilung und Anforderungen an nachgelagerte Bereiche

Sicherheit und Recht – Das sollten Sie wissen

  • Wie Sie Briefgeheimnis und Datenschutz wahren
  • Richtig umgehen mit nachweispflichtiger Post
  • Verschlüsselung digitaler Dokumente
  • GDPdU: Die wichtigsten Vorschriften und ihre Auswirkung auf die Praxis

Digitale Postausgangsbearbeitung

  • Wichtige Anwendungsbereiche des digitalen Postversands
  • Elektronischer Rechnungsversand
    • Grundsätzliches (u.a. digitale Signatur)
    • Einsparpotenziale, ROI-Betrachtung  
    • Archivierungsvorschriften (GDPdU): Anforderungen
    • Archivierungsvorschriften (GDPdU): Mitwirkungspflichten
  • Hybridpost: Wie sie funktioniert, was man sparen kann

Betriebswirtschaftliche Betrachtung physischer und digitaler Postbearbeitung

  • Benchmarking von Postdienstleistungen: Methoden und Techniken im Überblick
  • Kostenrechnung im Postdienst: Kernprozesse und Kostenarten
  • Rationalisierungs- und Einsparpotenziale durch Digitalisierung
  • Kostenvergleich physischer und digitaler Postbearbeitung
  • Erbringung der Dienstleistung Inhouse oder mit Outsourcingpartnern: Vor- und Nachteile, Kosten

Worauf Sie bei der Einführung der digitalen Postbearbeitung achten sollten

  • Wie Sie Ihre Projektziele definieren
  • Die richtige Projektplanung und -organisation
  • Niemanden vergessen: projektbeteiligte Abteilungen und Bereiche  

Welche Vorkenntnisse Sie benötigen:

Für den erfolgreichen Seminarbesuch benötigen Sie im Bereich der Digitalisierung keine Vorkenntnisse. Im Bereich der klassischen Postbearbeitung sollten Sie allerdings grundlegendes Wissen mitbringen.

Referent/in

Bild Ekkehard Hahn
Ekkehard Hahn
Ekkehard Hahn ist geschäftsführender Gesellschafter der Mail Professionals GmbH, einem Spezialisten für Dokumenten- und Informationslogistik sowie Business-Prozess-Optimierung u. -Outsourcing. Seit mehr als 20 Jahren beschäftigt er sich mit Poststellen und dem Thema Dokumenten- und Informationslogistik. Dabei ist die digitale Postbearbeitung ein Schwerpunkt seines Dienstleistungsangebotes. Außerdem ist er in der Branche als Referent bekannt. Insbesondere im Rhein Main Gebiet, wo man ihn als Moderator vieler Workshops zum Thema Dokumentenlogistik wertschätzt.

 

Termine und Orte

13.10.2021
Internet/Online
04.11.2021
Internet/Online
23.11.2021
Internet/Online
02.12.2021
Internet/Online

Seminarzeiten:
9-13 Uhr

Informationen über das Seminarhotel erhalten Sie mit Ihrer Anmeldebestätigung

Veranstaltungsnummer

007 009

Gebühr

Einzelbuchung 395 EUR; Doppelbuchung und mehr 345 EUR; (immer pro Teilnehmer und zzgl. MwSt.)

Sonstiges

Für unsere Online-Seminare benötigen Sie einen PC oder Notebook mit Webcam, Lautsprecher und Mikro (alternativ Headset).
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