Leistungseinheit Poststelle (4h Online-Seminar)

Inhalte

Die Poststelle im Unternehmen

• Volumenreduktion beim Briefposteingang und -ausgang
• Geänderte Anforderungen an die klassischen Poststellen in Unternehmen
• Die Poststelle in neuen Aufbauorganisationsformen
• Integration in die Informations- und Dokumentenlogistik

Die Kosten der Poststelle

• Vollkostenbetrachtung der Postkommunikation
• Die unterschiedlichen Kostenarten
• Kostensenkungspotenziale bei Personalkosten, Versandkosten, Maschinenkosten, Materialkosten, Raumkosten, …
• Kosten und Qualität

Analyse bestehender Prozesse und Arbeitsabläufe

• Inputmanagement
  • Digitalisierung
    • Trends bei der Digitalisierung
    • Welche Dokumente sollten gescannt werden?
    • Wo sollten Dokumente digitalisiert werden?
    • Scanverfahren und neueste Scantechnologien
  • Automatische Klassifizierung und Indizierung
  • Kosteneinsparpotenziale
• Interne Prozesse
  • Workflow und Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
  • Archivierung – „Vor Ort“, „Grüne Wiese“ und „Scan on Demand“
• Outputmanagement
  • Druckoutput
  • Kosteneffektiver Versand von Dokumenten – Optimierungsmöglichkeiten
    • Portooptimierung durch elektronische Kommunikation
    • Outsourcing von Brief-Druckdienstleistungen
    • Umsatzsteuergesetz (UmStG)
  • Qualifizierte elektronische Signaturen

Anforderungen an Personal und Struktur

• Neue Aufgaben übernehmen, bisherige Aufgaben schrumpfen
• Aufbau- und Ablauforganisation einer Poststelle
• Moderne Postbearbeitungstechnologien
• Geringere Teamgrößen und Vertretungsprobleme
• Arbeitszeitmodelle und Mitarbeiterqualifikation

Eigenleistung oder Fremdleistung (Outsourcing)

• Angebotene Poststellen-Dienstleistungen am Markt
• Grundlagen für Outsourcing-Betrachtungen
  • Leistungsbeschreibungen
  • Qualität
  • Rechtliche Aspekte und Datenschutz
  • Bestehende Mitarbeiterstruktur
• Poststellen gegen Outsourcing schützen
• Poststellen oder Poststellenbereiche erfolgreich outsourcen