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Digitale Postbearbeitung
Die Poststelle mit Zukunft

In kaum einem anderen Unternehmensbereich werden zukünftig so gravierende Veränderungsprozesse stattfinden wie in den Poststellen. Denn die zunehmende Digitalisierung von Informationen wird vor allem hier erfolgen. Posteingang und -ausgang werden völlig anders funktionieren als heute. Eingehende Dokumente werden zukünftig nicht mehr wie bisher in ihrer physischen Form an die zuständigen Stellen weitergeleitet, sondern gescannt, klassifiziert und elektronisch archiviert oder zur Weiterbearbeitung an den sogenannten elektronischen Workflow übergeben. Der Postausgang hingegen wird verstärkt in digitaler Form erfolgen. Damit lassen sich Kosteneinsparungen von mehreren Milliarden Euro realisieren. Die Poststelle wandelt sich zum „Digital Mailroom“. Durch diese Entwicklung entstehen High-Tech-Arbeitsplätze mit neuen Arbeitsprozessen und hohen Anforderungen an die Poststellenmitarbeiter. Bereiten Sie sich darauf vor!

Wenn auch Sie wissen wollen, wie die digitale Postbearbeitung funktioniert, in welchen Anwendungsbereichen sie sich besonders lohnt und welche Vorteile sich damit für Ihre Poststelle und Ihr Unternehmen ergeben, ist dieses Seminar unentbehrlich für Sie! Hören, erfahren und diskutieren Sie das Wichtigste zu den Themen Digitalisierung und Scannen, Dokumenten-Management und Archivierung, Sicherheit und Recht und digitale Postausgangsbearbeitung am Beispiel Rechnungsversand. Sie werden sehen, diese Veranstaltung bringt nicht nur Licht in das facettenreiche Thema der digitalen Postbearbeitung, sondern nach dem Seminar werden Sie auch ganz genau wissen, was Sie auf Ihrem Weg zum Digital Mailroom alles beachten müssen! Als Referenten haben wir drei ausgewiesene Experten für Sie verpflichtet, die seit vielen Jahren in den Bereichen Postbearbeitung und elektronisches Dokumentenmanagement tätig sind. Profitieren auch Sie von diesem Know-how! 

Inhalte

Digital-Mailroom - Die Poststelle mit Zukunft

  • Definitionen und Begriffe, die man kennen sollte
  • So funktionieren Dokumenten-Management-Systeme
  • Der Digital Mailroom - Bedeutung und Funktion
  • Digitalisierungsmethoden: frühes, begleitendes, spätes Scannen und die Vor- und Nachteile
  • Die Papierströme und ihre Bedeutung für die Digitalisierung
  • Unterschiedliche Dokumententypen: strukturiert, teilstrukturiert, unstrukturiert, maschinengeschrieben, handschriftlich

Digitale Posteingangsbearbeitung und Postverteilung

  • Wichtige Anwendungsbereiche: Rechnungseingangsbearbeitung, Beschwerdemanagement, Digitale Personalakte …
  • Prozessschritte bei der Digitalisierung
  • Den Posteingang richtig übernehmen und für das Scannen vorbereiten
  • Klassifizieren: Kennzeichnung und Erkennung unterschiedlicher Dokumententypen
  • Indizieren: So werden Daten übernommen und überprüft!
  • Archivieren: Daten dauerhaft und sicher speichern
  • Technische Lösungen und Produkte: Brieföffner, Posteingangssysteme, Scanner
  • Klassische versus integrierte Scanverfahren
  • Datenformate und Scanqualitäten: TIFF, JPG, PDF, Farbe, bitonal, Grau; neue Datenformate
  • Möglichkeiten und Grenzen automatischer Dokumentenerkennung
  • Schnittstellen zwischen Postbearbeitung und Fachabteilungen
  • Aufgabenverteilung und Anforderungen an nachgelagerte Bereiche

Sicherheit und Recht – Das sollten Sie wissen

  • Wie Sie Briefgeheimnis und Datenschutz wahren
  • Richtig umgehen mit nachweispflichtiger Post
  • Verschlüsselung digitaler Dokumente
  • GDPdU: Die wichtigsten Vorschriften und ihre Auswirkung auf die Praxis

Digitale Postausgangsbearbeitung

  • Wichtige Anwendungsbereiche des digitalen Postversands
  • Elektronischer Rechnungsversand
    • Grundsätzliches (u.a. digitale Signatur)
    • Einsparpotenziale, ROI-Betrachtung  
    • Archivierungsvorschriften (GDPdU): Anforderungen
    • Archivierungsvorschriften (GDPdU): Mitwirkungspflichten
  • Hybridpost: Wie sie funktioniert, was man sparen kann

Betriebswirtschaftliche Betrachtung physischer und digitaler Postbearbeitung

  • Benchmarking von Postdienstleistungen: Methoden und Techniken im Überblick
  • Kostenrechnung im Postdienst: Kernprozesse und Kostenarten
  • Rationalisierungs- und Einsparpotenziale durch Digitalisierung
  • Kostenvergleich physischer und digitaler Postbearbeitung
  • Erbringung der Dienstleistung Inhouse oder mit Outsourcingpartnern: Vor- und Nachteile, Kosten

Worauf Sie bei der Einführung der digitalen Postbearbeitung achten sollten

  • Wie Sie Ihre Projektziele definieren
  • Die richtige Projektplanung und -organisation
  • Niemanden vergessen: projektbeteiligte Abteilungen und Bereiche 

So arbeiten Sie im Seminar:

Die Seminarinhalte werden anschaulich in Präsentationen und Kurzvorträgen dargestellt und im Plenum jeweils diskutiert und vertieft. Dabei wechseln sich die Referenten entsprechend ihrer Themenbereiche ab. Individuelle Situationen und Fragestellungen werden berücksichtigt. Außerdem erhalten Sie ausführliche Seminarunterlagen.

Wer sollte teilnehmen:

Dieses Seminar ist für alle Fach- und Führungskräfte relevant, die sich über die Anwendungsbereiche, Funktionsweisen und Vorteile der digitalen Postbearbeitung informieren möchten. In erster Linie sind also Fachleute innerbetrieblicher Poststellen angesprochen. Durch die Interdisziplinarität ist diese Veranstaltung jedoch auch für Fachleute der Abteilungen Organisation, Rechnungswesen und EDV interessant.

Welche Vorkenntnisse Sie benötigen:

Für den erfolgreichen Seminarbesuch benötigen Sie im Bereich der Digitalisierung keine Vorkenntnisse. Im Bereich der klassischen Postbearbeitung sollten Sie allerdings grundlegendes Wissen mitbringen.

Referent/in

Bild Ekkehard Hahn
Ekkehard Hahn
Ekkehard Hahn ist geschäftsführender Gesellschafter der Mail Professionals GmbH, einem Spezialisten für Dokumenten- und Informationslogistik sowie Business-Prozess-Optimierung u. -Outsourcing. Seit mehr als 20 Jahren beschäftigt er sich mit Poststellen und dem Thema Dokumenten- und Informationslogistik. Dabei ist die digitale Postbearbeitung ein Schwerpunkt seines Dienstleistungsangebotes. Außerdem ist er in der Branche als Referent bekannt. Insbesondere im Rhein Main Gebiet, wo man ihn als Moderator vieler Workshops zum Thema Dokumentenlogistik wertschätzt.
Bild Peter Manias
Peter Manias
Peter Manias ist geschäftsführender Gesellschafter der Consultec Dr. Ernst GmbH. Er studierte Elektrotechnik an der TU Berlin und war zunächst im Anlagenbau tätig, ehe er 1998 zur Consultec Dr. Ernst GmbH stieß, die er 2006 mit seinem Partner Herrn Dr. Elpel übernahm. Zu den Kernkompetenzen der Consultec Dr. Ernst GmbH zählen Hersteller unabhängige Beratungsleistungen zu sämtlichen Fragestellungen rund um die Bereiche IT Strategie, Enterprise-Content-Management (ECM), Digitalisierung des Posteingangs, Outputmanagement, IT Sicherheit und DMS Compliance. Verschiedene Projekte, die Herr Manias fachlich leitete, haben Auszeichnungen sowohl für die Qualität der Projektdurchführung als auch den nachgewiesenen Nutzen der konzipierten Lösung erhalten. Darüber hinaus ist Herr Manias Mitglied im “Solution Center Business Processing” des VOI e.V. und gibt sein Wissen regelmäßig als Referent in Seminaren und Workshops weiter.

 

Termine und Orte

In Kürze
 

Informationen über das Seminarhotel erhalten Sie mit Ihrer Anmeldebestätigung

Veranstaltungsnummer

007 009

Gebühr

790,- € + MwSt.

Sonstiges

Terminabhängiger Trainereinsatz
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